La gestion des configurations est une méthode du management de la qualité ainsi qu'un processus de l'ingénierie systeme et qui consiste en un ensemble de dispositifs administratifs et techniques. Ces dispositifs assurent la cohérence entre les solutions spécifiées, concues, développées, distribuées, maintenues et décomissionnées. C'est un exercice transverse dans l'organisation d'entreprise et il s'applique tout au long du cycle de vie du produit par des allers-retours entre des actions de contrôle du changement et d'audit de l'existant.

Il n'y a pas de fatalité, les coûts non planifiés résultent toujours d'une préparation inadéquate des dispositifs d'aide à la décision. En amont, ces dispositifs sont censés cadrer l'activité des projets. En aval ils permettent d'initier des cycles d'amélioration continue. Sans eux les projets sont condamnés à réinventer la roue. La gestion de configuration peut vous aider à palier ces dysfonctionnements courants :

Autant de couacs créés par le manque de visibilité, de contrôle, de maîtrise de vos systèmes. Ces manquements rendent l'anticipation difficile et l'innovation impossible. Finalement la planification est au mieux inéfficace et au pire inexistante. Difficile dans ces conditions d'assurer une crédibilité sérieuse auprès de vos utilisateurs. Impossible de défendre vos projets auprès des comités d'administration/actionnaires qui sont vos financeurs. Sans parler d'une catastrophe du type "certification/homolgation refusée". Tout ces éléments conduisent naturellement à la baisse de vos financements, à la perte de compétitivité sur votre marché et à l'abandon de vos solutions par vos clients au profit d'alternatives plus convaincantes et moins coûteuses.

C'est la raison pour laquelle vous devez posseder un ensemble de dispositifs³ solides, sur lesquel vous appuyer pour garantir la visibilité, la maîtrise et le contrôle de vos solutions. Ainsi vous vous placez en situation de capitalisation des connaissances et d'amélioration des bonnes pratiques. Nous pouvons vous y aider.

Le triangle "coûts-délais-qualité" ne peut être optimisé sans une gestion de configuration des produits. Elle ne suffit pas à garantir la bonne conduite des politiques d'ingénierie système, mais c'est un composant indispensable à toute véléité de politique produit éfficiente. Une gouvernance SI volontaire s'appuie sur une architecture SI maîtrisée en terme de gestion de coûts, de stratégie de marchés, d'équipes humaines, de plans de communication. Elle n'a jamais pu réussir sans s'appuyer sur une saine gestion des configurations de ses produits².

Les principes fondamentaux de la gestion de configuration.

Ils sont au nombre de 5.

1. L'identification

Recenser les éléments de configuration. Collecter et correler l'information avant de l'organiser et de l'enregistrer. Collecter oui, mais pas avant d'avoir défini un critère de définition du niveau minimal de granularité. Comment définir ce niveau minimal? En choisissant des composants réutilisables comme des briques de légo ? En choisissant uniquement des composants provenant d'un fournisseur ? Ou bien en ne focalisant que sur les composants dont il sera possible de fournir exemplaire de rechange ? Ou bien encore un composant qui a du sens fonctionnel, dont il est possible de donner une spécification ? Ce choix n'est pas aussi trivial qu'il parait. Nous pourrions aller aussi loin que désiré dans la compléxité de gestion des éléments de configuration à partir du moment ou leur maitrise est assurée. Mais ce n'est pas suffisant. Il convient également de penser ce dispositif dans son caractère dynamique¹. L'engagement d'identification doit prendre en charge la notion de plasticité des contextes et des systèmes.

2. L'enregistrement

Le lieu de pérénnisation des configurations. Indispensable pour autoriser la comparaison entre baseline de configuration par exemple, mais aussi pour conduire l'audit physique des engins assemblés. C'est également le lieu des codifications et des conventions de nommage, activité particulièrement stratégique par leur nature synthétique.

"Lorsque l'on ne se souvient plus des processus et des trigrammes documentaires, il reste la codif" conf manager

3. Le contrôle

Conduire le changement des configurations c'est maîtriser les éléments d'un système entretenant des relations complexes les uns avec les autres dans un contexte dynamique. Autrement dit, il est nécessaire de définir un mode opératoire de changement de configuration :

  1. identifier les différences entre l'ancienne version et la nouvelle,
  2. conduire un comité de changement de configuration incluant toutes les autorités nécéssaires à l'approbation du changement,
  3. enregistrer de façon unique et immuable la décision du comité (enregistrement des éléments de configuration, signature des documents ad-hoc, etc).

4. La documentation

Nécessaire pour garantir la traçabilité des faits techniques, la description des données techniques, ainsi que toutes les informations utiles à leur mode d'exploitation. Cela n'inclut pas les documents contractuels (contracts, factures, etc), les documents juridiques (brevets, litiges, etc), ainsi que tout autres documents ne possédant pas de lien avec l'activité de conception et d'assemblage des engins et/ou des logiciels.

5. L'Audit

Apporter la preuve que les enregistrements correspondent à la réalité. Confirmer -ou non- que le plan de configuration décrit bien l'existant. Si ce n'est pas le cas corriger soit le plan, soit l'existant. Il doit exister un lien entre le système tel que spécifié, tel que developpé, tel que produit, et idéalement tel qu'opérationel. Ce lien doit être identifiable, enregistré, documenté et tracé dans un dossier de définition du produit. Ce dossier est présenté en commission d'audit de façon similaire à ceux que l'on pratique en situation de rédition de comptes.

RESPONSABILITE DANS L'ORGANISATION PLANNIFICATION DES PROCESSUS IDENTIFICATION MAITRISE DES EVOLUTIONS ENREGISTREMENT AUDIT
Définir le périmètre et le niveau d'autorité du dispositif en s'aidant d'une analyse sur :
  • Le produit (complexitié, exposition au règles normatives et/ou d'homologuation,
  • estimation du risque légal et/ou contractuel en condition de non-conformité aux exigences),
  • Le référentiel qualité dictant le(s) cycle(s) de vie
    • du(des) produits,
    • projet(s),
    • programme(s)
  • La raisonnable disponibilité des entités à disposer de leur temps au profit du dispositif
  • Le nombre et la nature des parties prenantes exterieures à l'organisation
Rédaction d'un plan de gestion de configuration. Le document est la référence du dispositif. Il est controlé et vérifié pour garantir un certain niveau de cohérence et de crédibilité. Décrire l'arboressence du produit. Gérer l'art délicat du niveau de granularité des articles de configuration en tenant compte d'une grille de critères approuvés par les partis prenantes de la capacité du dispositif à assurer pour chaque article le contrôle de leur complexitié, et à juger de leur caractéristique physique et fonctionnel. Cette identification est régulièrement évaluée et mise à jour. Chaque évolution de configuration doit être justifiée, décrite et enregistrée (Codification unique pour sa traçabilité). Sa mise en œuvre est décrite par un cycle de vie dont les étapes varient en fonction de critères d'évaluation. Le dispositif vérifie son application et sa mise en oeuvre. Définir l'autorité de décision, enregistrer et diffuser les décisions. Organiser la communication interne et externe autour des évolutions en fonction des périmètres publiques, semi-privé et privé tel que décrit dans le plan. Les enregistrements des articles de configuration et des états de la configuration constituent le socle d'une gestion efficiente des évolutions. Les enregistrements cohérents permettent d'organiser la visibilité et la traçabilité des configurations. Un audit vérifie la conformité de la configuration produite/modifiée avec les exigences spécifiés grace à un processus décrit dans le plan.
Aboutir à une identification : des parties prenantes de leur composition de leur répartition dans l'organisation de leurs rôles de leurs actions Le plan décrit les parties clés du dispositif : Le domaine de responsabilité et la répartition des autorités L'identification des articles de configuration et le mode de création des configurations de référence La maitrise des écolutions Les enregistrements Les audits. L'Information de configuration du produit est dans le Dossier de Définition. On y trouve : les exigences spécifiées des dessins de conception des listes de pièces détachées des documents et listings de logiciels des modèles des spécifications d’essais des manuels d’utilisation et de maintenance Une évolution est rattachée à un ou plusieurs articles de configuration (matrice n° de changement(s)/n° d'article(s)). Les demandes d'évolution et/ou de dérogation analyse l'impact en terme d'avantage/risques sur les aspects : enregistrement (nouvelle codification) fonctionnel (IS, Interfaces entre articles, interchangeabilité des articles) technique (Fabrication, Développement, IVVQ, Stocks, Achats, Livraison, Support client) contractuel (exigences, réglementation) organisationel (conduite du projet, délais, coûts) L'enregistrement fait apparaitre : un numéro d'identification conforme aux règles de codification décritent dans le plan un intitulé une révision une date d'effet l'historique de ses évolutions son inclusion d'une et/ou dans une autre référence un état de conception (étude fonctionel, developement proto, fabrication industrielle, support client, décommissionnement) un historique d'évolution Il existe : un audit de configuration fonctionnelle un audit de configuration physique
Les articles de configuration sont codifés : de façon unique pour permettre leur traçabilité conformément au processus de maitrise des évolutions tel que décrit dans le plan. La pérénité des enregistrements est garantie. Les informations enregistrées sont accessibles de façon synthétique via des rapports: de liste d'articles de liste des configurations de référence de liste des évolutions par configuration de référence de liste des produits livrés et maintenu (traçabilité des pièces, état de révision).
Il est nécessaire d'identifier des configurations de références jugées utiles pour une ré utilisation ultérieure.
Une configuration de référence peut-être potentiellement complétée par ses dérogations approuvées.

Notes

¹ Un Système est un ensemble d'éléments changeants et interconnectés dans un contexte lui même dynamique.

² Petite histoire de la Gestion de configuration

Ce bref historique est un petit bout d'histoire que j'aime partager lorsqu'il m'ait demandé d'intervenir sur ce sujet. Pour se souvenir que les travers d'antan ne sont pas si loin des pratiques quotidiennes de bon nombre d'organisations modernes. Parfois même pour celles possédant une taille conséquente et donc à priori des budgets en rapport et un long historique de bonnes pratiques dédiées à la qualité de processus.

"On" dit qu'au lendemain de la seconde guerre mondiale le continent Nord Américain s'est décidé à entamer un programme de production de missiles balisitiques de moyennes et longues portées. Les conditions étaient réunies : les connaissances, la capacité économique et la volonté. Les travaux durairent un peu plus de 3 ans. A l'issue de cette période et après de nombreux rebondissements la présentation à l'état major américain de 3 prototypes uniques fut organisée. Les 3 tirs atteignirent leur but avec précision. On raconte que le haut commandement fût si impréssionné qu'il décida d'en passer commande immédiatement pour plusieurs centaines de millions. Malheureusement les prototypes avaient si bien fonctionnés qu'ils avaient tous été détruit au cours de la démonstration. Et lorsqu'il fallu reproduire ces petites merveilles technologiques, l'ensemble des équipes s'est trouvé dans l'incapacité embarrassante de le faire. Trop d'informations manquantes ou contradictoires ne permettaient pas de reproduire à l'identique ce qui avait disparu dans l'explosion. Il a donc fallu à grand frais réinventer la roue. En conséquence, la Dod décida de créer une méthode visant la reproductibilité exacte des productions militaires. Au démarrage ce document rassemblait de simples préconisations. Puis son usage prenant de l'ampleur, il devint un standard militaire. Par la suite le contexte économique rendit les conditions de production, d'exploitation et de MCO des engins de plus en plus coûteux. En réponse, les programmes ont du rationaliser leurs processus en déléguant certaines parties de leurs activités à des fournisseurs privés. Ce qui initia les notions de contrôle de conception et de production des fournisseurs. Dans le soucis de maintenir le niveau de qualité de ses activités, les autorités militaires américaines décidèrent de partager ces standards auprès des institutions civiles afin que les entreprises commerciales puissent profiter de ces bonnes pratiques.

Ces standards MLT-STD existent toujours et la gestion de configuration est une étape critique auditée par la plupart des certificateurs dans le cadre des homologations internationales des systèmes critiques.

3 La gestion de configuration est un ensemble de dispositifs administratifs et techniques.

On en devine les raisons : des idées écrites en bout de table, des départs de certains ingénieurs et avec eux leur connaissance de l'historique du programe, etc

DoD est l'acronyme anglais de Department of Defense. Ce qui signifie Département de la Défense Américaine

MLT-STD-xxx

le SEI, l'ISO ou l'IEEE